Co naprawdę zmieni się w codziennej pracy przedsiębiorców z branży kwiatowej
Krajowy System e-Faktur przestaje być abstrakcyjnym projektem, a zaczyna realnie wchodzić do codziennej pracy firm. Dla branży kwiatowej oznacza to nie tylko zmianę technologiczną, ale przede wszystkim zmianę sposobu myślenia o fakturze, czasie i odpowiedzialności. Wspominałem o tym na początku lipca w artykule KSeF – nadchodzi rewolucja. Czy Twoja kwiaciarnia jest gotowa? Teraz czas na aktualizację informacji.
W kwiaciarni, pracowni florystycznej czy hurtowni kwiatów faktura nigdy nie była celem samym w sobie. Zawsze była dodatkiem do bukietu, dekoracji, realizacji pogrzebu, wesela czy dostawy kwiatów. KSeF sprawia jednak, że ten „dodatek” staje się elementem, który może realnie wpłynąć na płynność finansową i spokój przedsiębiorcy.
Dlatego warto spojrzeć na KSeF nie jak na kolejny obowiązek, lecz jak na proces, który trzeba dobrze poukładać, zanim zacznie działać na pełnych obrotach.
Dzisiaj napisał do mnie, ale pewnie do wielu z Was, Krzysztof Rogowski Dyrektor Departamentu Analiz Krajowej Administracji Skarbowej w Ministerstwie Finansów. Przyznam, że to miłe zaskoczenie i w krótkiej infografice przedstawienie kompendium wiedzy.
KSeF – co to oznacza w realiach branży kwiatowej
W tradycyjnej praktyce kwiaciarni faktura była dokumentem, który można było wystawić później, poprawić, dosłać mailem albo wydrukować następnego dnia. W KSeF faktura zaczyna „istnieć” dopiero wtedy, gdy zostanie przyjęta przez system i otrzyma numer KSeF. To system decyduje, czy dokument jest skuteczny, a nie sam fakt jego wygenerowania w programie.
Dla przedsiębiorców z branży kwiatowej to istotna zmiana. Szczególnie w okresach wzmożonej sprzedaży, kiedy praca odbywa się pod presją czasu, a faktury często wystawiane są na koniec dnia lub pod koniec miesiąca.
Terminy, które musi znać każdy florysta
Od 2026 roku KSeF będzie obowiązywał etapami. Najpierw obejmie największe podmioty, w praktyce głównie duże hurtownie i importerów kwiatów. Od 1 kwietnia 2026 roku system zacznie dotyczyć zdecydowanej większości przedsiębiorców, w tym małych kwiaciarni, pracowni florystycznych i firm realizujących dekoracje okolicznościowe.
Co bardzo ważne, już od lutego 2026 roku każdy przedsiębiorca musi być gotowy na odbiór faktur w KSeF. Nawet jeśli dana kwiaciarnia korzysta jeszcze z odroczenia wystawiania faktur, to faktury od hurtowni kwiatów czy innych dostawców będą trafiały do systemu.
Dla najmniejszych działalności przewidziano czasowe odroczenie obowiązku wystawiania faktur w KSeF, ale nie jest to zwolnienie z systemu. To jedynie czas na przygotowanie.
Sprzedaż nie może się zatrzymać – KSeF a codzienna praktyka
Jednym z największych lęków przedsiębiorców jest pytanie: co jeśli system nie działa, a ja muszę sprzedać kwiaty?
W branży kwiatowej takich sytuacji jest wiele. Sobota, pogrzeb, duże zamówienie dla firmy, brak internetu, awaria systemu księgowego. KSeF nie może w takiej sytuacji zatrzymać sprzedaży. Przepisy przewidują tryb offline, który pozwala wystawić fakturę mimo problemów technicznych.
W praktyce oznacza to, że faktura powstaje w systemie sprzedażowym, ale jej wysyłka do KSeF następuje później, po usunięciu problemu. Ważne jest jednak, aby znać terminy dosłania takiej faktury i rozumieć, komu można ją w tym czasie przekazać.
Dla klientów biznesowych z Polski faktura powinna trafić do obrotu dopiero po nadaniu numeru KSeF. Wysłanie „roboczego PDF-a” może wprowadzać chaos i rodzić niepotrzebne nieporozumienia.
Daty i sezonowość – realne ryzyko w kwiaciarni
Branża kwiatowa jest wyjątkowo sezonowa. Walentynki, Dzień Kobiet, Wszystkich Świętych czy okres świąteczny to momenty, w których faktury wystawiane są masowo, często późno wieczorem, a czasem wręcz w nocy.
KSeF wprowadza bardzo precyzyjne podejście do daty wystawienia faktury. W trybie online decyduje moment wysłania dokumentu do systemu. W trybie offline decyduje data wpisana przez przedsiębiorcę w odpowiednim polu faktury. To oznacza, że nieostrożne wystawianie faktur w ostatnich godzinach miesiąca może skutkować przesunięciem rozliczeń na kolejny okres.
Dla kwiaciarni i hurtowni to nie jest teoria, lecz realne ryzyko, które może wpłynąć na rozliczenia podatkowe i płynność finansową. Dobrą praktyką staje się planowanie wystawiania faktur z wyprzedzeniem i unikanie „zamykania wszystkiego” w ostatniej chwili.
Nie wszystko trafi do KSeF – to trzeba zrozumieć
Warto jasno powiedzieć: KSeF nie zastępuje całej księgowości. Po wdrożeniu systemu nadal będą istniały dokumenty, które pozostaną poza nim. Dotyczy to m.in. faktur zagranicznych, dokumentów celnych, kosztów pracowniczych czy dowodów wewnętrznych.
Dla przedsiębiorcy oznacza to, że współpraca z biurem rachunkowym nadal będzie wymagała regularnego przekazywania dokumentów i dbałości o ich kompletność. KSeF porządkuje faktury, ale nie zwalnia z odpowiedzialności za cały obieg dokumentów w firmie.
Program to za mało – potrzebne są procedury
Wielu florystów zakłada, że „program księgowy załatwi wszystko”. Tymczasem największe problemy nie wynikają z technologii, lecz z braku ustalonych zasad. Kto wystawia fakturę, kto ją wysyła do KSeF, kto sprawdza, czy dokument został przyjęty i otrzymał numer.
W małej kwiaciarni często te role skupiają się w jednej osobie. Tym bardziej warto mieć jasność, co zrobić w sytuacji awaryjnej i gdzie sprawdzić status faktury. Procedura daje spokój, szczególnie w momentach dużego obciążenia pracą.
KSeF jako element porządkowania biznesu
Patrząc z perspektywy branży kwiatowej, KSeF nie jest ani wybawieniem, ani katastrofą. Jest kolejnym etapem porządkowania rynku i digitalizacji procesów. Dla tych, którzy przygotują się wcześniej, może stać się narzędziem upraszczającym codzienną pracę. Dla tych, którzy zostawią wszystko na ostatnią chwilę, stanie się źródłem stresu, szczególnie w sezonach sprzedażowych.
Rok 2025 to najlepszy moment, aby spokojnie poukładać procesy, porozmawiać z biurem rachunkowym i oswoić się z nowym sposobem myślenia o fakturach. W branży, w której i tak pracujemy pod presją czasu, warto przynajmniej jeden obszar mieć pod kontrolą.
Potrzebujesz programu do faktur zgodnego z KSeF
Niektóre starsze programy nie dadzą sobie z tym rady. Musisz sprawdzić, czy Twój system do fakturowania dostosowany został do wymogów KeSF? Jest wiele programów, które są już gotowe na zmiany w sposobie fakturowania, np. iFirma, inFakt, Fakturownia, wFirma) obsługuje KSeF i wysyła faktury w odpowiednim formacie XML.
Dla wielu kwiaciarni oznacza to… zmianę oprogramowania. A to już nie tylko kwestia techniczna – to także zmiana przyzwyczajeń.
To dobry moment, by spojrzeć na narzędzia, z których korzystasz
Wdrożenie KSeF bardzo często uruchamia u przedsiębiorców z branży kwiatowej jedno, ważne pytanie:
czy narzędzia, z których dziś korzystam, na pewno są jeszcze właściwe?
I to jest bardzo naturalne. KSeF wymusza porządek w obszarze fakturowania, a skoro i tak trzeba się temu przyjrzeć, to jest to dobry moment, by szerzej spojrzeć na całą organizację zaplecza administracyjnego firmy.
Mogę to powiedzieć z własnego doświadczenia. W listopadzie zakładałem nową firmę VendiFlor i stanąłem dokładnie przed tym samym dylematem, przed którym dziś stoi wielu florystów: jakie konto firmowe wybrać, jaki program księgowy, jak połączyć fakturowanie z codziennym zarządzaniem firmą, żeby nie mnożyć narzędzi i nie komplikować sobie życia.
Zdecydowałem się na pakiet w ING, w którym konto firmowe jest połączone z księgowością i programem do fakturowania. I z perspektywy kilku miesięcy mogę powiedzieć, że to bardzo dobre, spójne rozwiązanie, szczególnie dla przedsiębiorców, którzy nie chcą tracić czasu na ręczne przenoszenie danych między różnymi systemami.
Skorzystaj z kodu polecenia:
1IPFZD
Dlaczego o tym wspominam w kontekście KSeF?
Bo właśnie teraz, zanim system stanie się obowiązkowy, jest najlepszy moment na:
– zmianę programu do fakturowania, jeśli obecny jest przestarzały,
– uproszczenie współpracy z biurem rachunkowym,
– połączenie fakturowania, płatności i księgowości w jednym ekosystemie.
W branży kwiatowej mamy wystarczająco dużo zmiennych: sezonowość, presję czasu, pracę w weekendy i święta. Administracja powinna być obszarem możliwie prostym i przewidywalnym. KSeF, paradoksalnie, może być impulsem do tego, by wreszcie to uporządkować.
Jeżeli więc ktoś z Was od dawna myślał o zmianie programu do fakturowania albo o lepszym połączeniu księgowości z codziennym zarządzaniem firmą, to rok 2025 jest na to idealnym momentem. Zanim KSeF przestanie być wyborem, a stanie się codziennością.
Skorzystaj z kodu polecenia: 1IPFZD
Sprawdź regulamin promocji “Łatwiejszy pierwszy rok. Edycja 3”
Skorzystaj z kodu polecenia: 1IPFZD
O Autorze
