Wyobraź sobie taką scenę: właśnie kończysz tworzyć bukiet na Dzień Matki, masz ręce w zielonych liściach, a klientka prosi o fakturę. Do tej pory – chwytasz za długopis, drukujesz z Worda albo wystawiasz na szybko w aplikacji. Jeszcze tylko “wyślij PDF” i gotowe.
Ale od 1 lutego 2026 roku taki scenariusz będzie już nieaktualny. W życie wchodzi Krajowy System e-Faktur (KSeF) – i choć na pierwszy rzut oka brzmi to jak coś, co dotyczy tylko korporacji i księgowych, to zmieni życie każdej kwiaciarni, także tej najmniejszej.
O co chodzi z tym KSeF-em?
To nowy obowiązkowy system do wystawiania faktur w Polsce. Nie chodzi o to, że masz teraz wysyłać faktury przez e-mail. Chodzi o coś więcej: każda faktura musi przejść przez rządowy system – KSeF – zanim trafi do Twojego klienta.
Nie ważne, czy fakturujesz raz w miesiącu dla urzędu, raz w tygodniu dla lokalnego domu weselnego, czy co drugi dzień dla restauracji. Od lutego 2026 – musisz robić to według nowych zasad.
Co to oznacza dla florysty w praktyce?
1. Koniec “na szybko”. Faktura z Worda? Do lamusa.
Nie wystawisz już faktury na specjalnym druku ani w Excelu bez odpowiedniego programu. Nawet PDF przesłany SMS-em to za mało. System musi wygenerować specjalny numer i potwierdzić, że faktura została „zatwierdzona”. Inaczej – nie istnieje w oczach urzędu.
➡️ PRZYKŁAD: Zrealizowałaś dekorację ślubu i wystawiasz fakturę 5000 zł dla sali weselnej – nie możesz jej już po prostu wystawić i wysłać mailem. Musisz przesłać ją przez KSeF. Dopiero wtedy jest ważna.
2. Potrzebujesz programu do faktur zgodnego z KSeF
Niektóre starsze programy nie dadzą sobie z tym rady. Musisz sprawdzić, czy Twój system do fakturowania (np. iFirma, inFakt, Fakturownia, wFirma) obsługuje KSeF i wysyła faktury w odpowiednim formacie XML.
➡️ Dla wielu kwiaciarni oznacza to… zmianę oprogramowania. A to już nie tylko kwestia techniczna – to także zmiana przyzwyczajeń.
3. Internet staje się niezbędny
Jeśli masz kwiaciarnię w mniejszej miejscowości lub mobilną pracownię florystyczną, musisz mieć stały dostęp do internetu – inaczej nie wystawisz faktury. Na szczęście większość aplikacji ma dziś wersje mobilne, ale warto to sprawdzić z wyprzedzeniem.
Jak się przygotować? Florystyczna checklista do KSeF:
✅ Porozmawiaj z księgową – najlepiej już teraz. Zadaj pytanie: „Czy jesteśmy gotowi na KSeF?”
✅ Zrób przegląd programów do fakturowania – czy są aktualne, zgodne z KSeF?
✅ Przygotuj się emocjonalnie – przez pierwsze tygodnie możesz mieć wrażenie, że księgowość to czarna magia. To normalne.
✅ Przeszkol zespół – nawet jeśli faktury wystawiasz sama/sam, dobrze by każdy w kwiaciarni rozumiał nowe zasady.
✅ Zrób testową fakturę w systemie KSeF – tak, można to zrobić już teraz.
Czy coś z tego dobrego dla florysty?
O dziwo… tak! I to całkiem sporo.
🌸 Nie musisz już trzymać faktur w segregatorze. System przechowuje je za Ciebie przez 10 lat.
🌸 Jeśli robisz zakupy w hurtowniach kwiatów lub u dostawców – faktury też będą łatwo dostępne online.
🌸 Dla hurtowni florystycznych i dużych pracowni: łatwiejsze rozliczenia, koniec błędów w numerach faktur, większa przejrzystość.
🌸 I najważniejsze – szybszy zwrot VAT (deklaracje uproszczone, bo urząd i tak widzi faktury w czasie rzeczywistym).
A co jeśli tego nie zrobię?
Jeśli nie wdrożysz KSeF – nie wystawisz legalnie faktury. To oznacza ryzyko kary, problemów z klientami (np. firmowymi), utratę możliwości odliczenia VAT. Krótko mówiąc – duże problemy z prowadzeniem działalności.
Na zakończenie – słowo otuchy 🌿
Tak, to zmiana. I tak, znowu coś nowego. Ale warto pamiętać: florystyka to branża, która opiera się na emocjach, na relacjach z klientami, na kreatywności. Faktury? To tylko narzędzie.
Zadbaj o to, by fakturowanie było równie profesjonalne jak Twoje bukiety – wtedy KSeF stanie się nie przeszkodą, lecz kolejnym krokiem ku nowoczesności.
🌟 I jeszcze jedna dobra wiadomość: nowe przepisy wymuszą też większą dyscyplinę wśród Twoich dostawców. Koniec z zagubionymi fakturami, opóźnieniami i niejasnymi dokumentami. System KSeF wprowadzi porządek i przejrzystość w całej branży – kto działa profesjonalnie, nie ma się czego obawiać. To szansa na zdrową weryfikację rynku i bardziej uporządkowaną współpracę.
Chcesz wersję tej checklisty jako PDF do pobrania? Napisz do nas – wyślemy!
A jeśli potrzebujesz polecenia dobrego programu zgodnego z KSeF – chętnie doradzimy.
Zaglądaj na www.wsparcieflorystow.pl – będziemy publikować aktualizacje i porady.
Polecane aplikacje do wystawiania faktur:
O Autorze
