Organizacja czasu pracy

Andrzej Dąbrowski WF Dodaj komentarz

Wraz z rozwojem florystycznej firmy zwiększa się liczba klientów, coraz więcej zleceń spływa różnymi kanałami. Przedsiębiorcy z powodu natłoku pracy coraz częściej zaczyna brakować czasu, ciągła gonitwa generuje stresujące sytuacje. To moment, kiedy warto zadbać o lepszą organizację pracy dla własnego spokoju, dobra współpracowników, a także najbliższych. Czasu wszyscy mamy tyle samo – 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Każdy sam decyduje, jak rozdysponuje ten czas – ile godzin dziennie poświęci na pracę, a ile na odpoczynek. Ważne, aby były to przemyślane decyzję. Nie dbając o higienę pracy może dojść do absurdu, że firmie poświęcimy prawie całe swoje życie! 

Brak czasu na życie 

Często słyszę od znajomych z branży takie stwierdzenia: „Mam tak dużo pracy, że nie mam czasu na odpoczynek”; „Przyjęłam duże zlecenie, będę musiała pracować cały weekend, nie dam rady spotkać się ze znajomymi”; „W tym roku nie pojadę na urlop, bo cały okres wakacyjny zapowiada się bardzo pracowity, a na dodatek może wpaść jakiś konkretne zlecenie na ostatnia chwilę”; „Pracownicy?… Skąd ich wziąć, a nawet jak już kogoś zatrudnię, to i tak będę musiała zrobić to sama, aby było to dobrze zrobione”. 

Praca od rana do późnego wieczora, a czasem w nocy, to częsta norma wśród przedsiębiorców florystycznych. „Przecież nie odpuszczę tego zlecenia, dam radę. Choć w tym czasie już mam zaplanowane zbyt wiele.” – takie postepowanie często prowadzi do przepracowania, kosztem odpoczynku, rodziny, życia towarzyskiego. Niestety w konsekwencji takich praktyk szybko dochodzi do niezdrowych sytuacji: brak odpoczynku wyniszcza organizm, a niedbanie o relacje z bliskimi ma wpływ na brak dobrego samopoczucia i nadmierny stres. To wszystko szybko doprowadza do wypalenia zawodowego. 

Zorganizuj się 

Zacznij od dokładnej obserwacji swoich działań. Kontroluj i zapisuj przez tydzień to co robisz każdego dnia, ile czasu poświęcasz na poszczególne zadania, określaj zadania najważniejsze i analizuj, czy przeznaczyłeś na nie tyle czasu, ile powinieneś. Na koniec zastanów się, ile pozostało czasu do zagospodarowania i jak ten czas wykorzystałeś. 

W pewnym momencie zauważysz, że twoja aktywność opiera się na trzech filarach: myśleniu, rozmowach i czynnościach. Choć nigdy całkowicie nie pozbędziesz się czynników rozpraszających uwagę to możesz decydować o tym, ile czasu poświęcisz na rozmyślania, rozmowy i czynności, które będą miały największy wpływ na rozwój twojego biznesu. 

Złe nawyki 

Gdy już masz świadomość, ile i na co przeznaczasz czas w swoim grafiku, to zwróć uwagę na te zachowania, które utrudniają skuteczne zarządzanie nim. Nie jest łatwo wyzbyć się ich całkowicie, ale wystarczy, że je zauważasz i będziesz świadomie decydować czy warto w tym konkretnym momencie poświęcać tym rozpraszaczom swój cenny czas.  

Zrobię to później 

Funkcjonowanie przedsiębiorcy w ciągłym „niedoczasie” doprowadza do odkładania wielu zadań na później. Prokrastynacja przeważnie nie jest dobrym rozwiązaniem. Ktoś, kto czeka na Twoje działanie na pewno będzie się niecierpliwił, a spiętrzenie zadań będzie wprowadzać coraz większy chaos w pracy i poczucie bezradności. Im częściej skupisz się na tym, aby nie odkładać działań na „kiedyś”, tym szybciej wyrobisz w sobie nawyk szybkiego realizowania zadań. I tym lepiej dla Twojej wydajności i skuteczności.  

Zbyt wiele na głowie 

Delegowania zadań to klucz do skutecznego zarządzania czasem. Dzięki tej umiejętności utworzysz sobie przestrzeń na skupienie się na sprawach najważniejszych. Do czasu, gdy będziesz trwał w przekonaniu, że Ty najlepiej wykonasz wszystkie zadania, poczucie braku możliwości wyrobienia się w czasie będzie Cię coraz bardziej przytłaczało. 

Dobierz sobie do współpracy odpowiednich ludzi, rozumiejących twoją wizję biznesu. Poświęć czas na zbudowanie zespołu. Zaufaj pracownikom, że potrafią dobrze wykonywać swoje zadania, bez Twojego ciągłego nadzoru. Tylko wtedy będziesz miał czas na to, co jest kluczowe dla Twojego biznesu.  

Określenie priorytetów 

Jestem przekonany, że Twoja lista rzeczy do zrobienia jest znacznie dłuższa niż doba, którą masz do dyspozycji. Które zadanie jest najważniejsze? Co zrobić w drugiej kolejności? Z czego zrezygnować? Co przełożyć na później? Jeżeli masz kłopot z określeniem priorytetów – każdemu ze swoich zadań przypisz jedną z czterech kategorii: 

  • Zrób – to za co trzeba zabrać się od razu i co da najlepsze efekty. 
  • Deleguj – mniej ważne sprawy, którymi może zająć się ktoś inny. 
  • Zaplanuj – tematy mniej ważne, które mogą trochę poczekać. 
  • Usuń – nieważne zadania, których realizacja będzie tylko stratą czasu. 

Doby nie wydłużysz. Przychodzi taki moment, gdy trzeba nauczyć się wybierać, odmawiać. W pewnym momencie trzeba zacząć wybierać priorytety w swoim działaniu. Czy ważniejszy jest Twój osobisty wyjazd w nocy na giełdę po kwiaty, czy może lepiej, aby czas poświęcić na inne zadania? To dobry moment, aby zastanowić się, czy warto gonić za każdym zleceniem, czy skupić się na tych wartościowych? 

Zadbaj o siebie 

Jeżeli czujesz, że czas przecieka ci przez palce to zacznij się lepiej organizować, dla własnego spokoju i dobra najbliższych. Zadbaj o higienę pracy i odpoczynek, a wtedy praca wciąż będzie mogła być Twoja pasja i biznesem. 

O Autorze

Andrzej Dąbrowski

Facebook Twitter Google+

Andrzej Dąbrowski – magister ekonomii. Urodził się, mieszka i pracuje w Bolesławcu. Wżenił się w biznes florystyczny w 1994 roku i w związku tym pozostał do dzisiaj. W międzyczasie ukończył Akademię Ekonomiczną we Wrocławiu w zakresie zarządzanie przedsiębiorstwem. Działalność w branży kwiatowej zaczynał od prowadzenia kwiaciarni , rozwijając firmę do sieci kilku kwiaciarni (Bukieciarz, Amazonia, Kwieciarnia). W między czasie rozwinął sprzedaż hurtową i import pod marką Kwiatostan. Kolejnym etapem rozwoju w branży było stworzenie ośrodka szkoleniowego Akademia Florysty i pracowni florystycznej Party Flowers. Wszystkie stworzone marki to obecnie gotowe koncepty franczyzowe, które mają za zadanie ułatwić rozwój lub rozpoczęcie biznesu w branży florystycznej. Zajmuje się praktycznym zastosowaniem wiedzy z zakresu zarządzania przedsiębiorstwem florystycznym. Obecnie świadczy usługi doradcze i szkoleniowe dla firm z branży kwiatowej w oparciu o szeroką, praktyczną i teoretyczną wiedzę z zakresu zarządzania przedsiębiorstwem, zdobytą podczas dwudziestopięcioletniej działalności w biznesie florystycznym. Swoją pasją, wiedzą i doświadczeniem chętnie dzieli się pisząc artykuły o biznesie florystycznym publikowane na forumkwiatowe.pl, w czasopiśmie NDiO - Flora i Florysta.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.