Fakturowanie – niby oczywiste, ale…

Prowadząc kwiaciarnie raczej nie unikniemy konieczności wystawiania faktur. Jedni wypisują je ręcznie, korzystając z gotowych druków, inni używają do tego programów księgowych. Niby wystawienie faktury nie jest trudne, ale osobiście w ostatnim czasie miałem kilka wątpliwości i szukałem aktualnych przepisów, żeby je wyjaśnić.

Faktura to dokument potwierdzający zawarcie transakcji między sprzedającym a kupującym. Wystawiając fakturę musimy stosować się do przepisów podatkowych, które określają jakie elementy powinny się na niej znaleźć, a także w jakich sytuacjach i do kiedy należy ją wystawić. Jako fakturę rozumie się: „dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie”.

Kiedy należy wystawić fakturę?

Faktury należy wystawić zawsze, gdy dokonuje się czynności opisane w ustawie o podatku towarów i usług, czynności podlegające opodatkowaniu VAT lub korzystające ze zwolnienia. Najczęściej faktury wystawiane są w przypadku sprzedaży na rzecz firm i instytucji. Faktury powinny być wystawiane w co najmniej dwóch egzemplarzach.

Chciałbym w tym miejscu wspomnieć o branżowych szkoleniach zwolnionych z VAT. Często floryści prowadzą takie szkolenia jako podwykonawcy lub korzystają z takich szkoleń jako uczestnicy. Przepisy prawa podatkowego przewidują zwolnienie z podatku VAT dla usług kształcenia zawodowego lub przekwalifikowania zawodowego prowadzonych w formach i na zasadach przewidzianych w odrębnych przepisach lub świadczone przez podmioty, które uzyskały akredytację – wyłącznie w zakresie usług objętych akredytacją lub finansowane w co najmniej 70% ze środków publicznych. Podwykonawca korzystający ze zwolnienia winien zatem posiadać stosowną dokumentację potwierdzającą, że źródłem finansowania tej usługi są środki publiczne. Warto poprosić zleceniodawcę o przygotowanie takiego oświadczenia aby mieć pewność.

Można zapisać na fakturze, ale nie trzeba

To co powinna zawierać faktura to raczej każdy wie, warto wiedzieć co nie musimy na niej zapisywać:

• oznaczanie faktur jako „kopia” i „oryginał”
• symbole PKWiU, nawet przy preferencyjnych stawkach VAT
• numery kont bankowych
• sposób płatności
• podpisy
• pieczątki.

Wszystkie te elementy często znajdują się na wystawianych fakturach, ale są to dodatkowe informacje dodatkowe, nie wymagane przez prawo.

Skoro nie ma konieczności wpisywania symbolu PKWiU to należy tak nazwać towar, aby jednoznacznie można było określić stawkę podatku VAT. Kwiaty cięte i pąki kwiatowe objęte są preferencyjną stawką VAT: 8% (PKWiU 01.19.21.0). Tak więc gdy sprzedajemy pojedyncze kwiaty lub produkty z nich wykonane zapisujmy na fakturach: róża – kwiat cięty, bukiet z kwiatów ciętych, kompozycja z kwiatów ciętych, wieniec z kwiatów ciętych, itp. Dzięki takim precyzyjnym zapisom unikniecie konieczności udzielania dodatkowych wyjaśnień podczas ewentualnej kontroli.

Oczywiście gdy zapiszecie na fakturze pozycję – „Róża”, to będzie się można domyśleć, że macie na myśli kwiat cięty, ale równie dobrze może być to kwiat sztuczny objęty regularną stawką VAT: 23%. Zapis „Wieniec pogrzebowy” nie określa dokładnie podstawy, aby opodatkować go preferencyjną stawką VAT: 8%, urzędnik podczas kontroli może mieć wątpliwość czy przypadkiem nie był to wieniec z kwiatów sztucznych. Kompozycja z kwiatów naturalnych, z kwiatów żywych – wiele osób tak zapisuje produkty florystyczne na fakturach i stosuje preferencyjną stawkę VAT. Czy to jest poprawny zapis? Nie upieram się, że jest to błąd, ale dla świętego spokoju sugeruję zapis „kompozycja z kwiatów ciętych” co jednoznacznie wskazuje produkt opisany w klasyfikacji PKWiU.

W jakim terminie należy wystawić fakturę?

Faktura powinna być wystawiana nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi klient zapłacił całość lub część zapłaty, fakturę dokumentującą otrzymanie takiej zapłaty należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.

Nabywca (osoba fizyczna nie prowadząca działalności) ma prawo żądać wystawienia faktury przez okres 3 miesięcy (np. do paragonu), licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę. Jeśli jednak klient poprosi o dokument po 3 miesiącach, przedsiębiorca nie musi go wystawiać.

Faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 30 dnia przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi.

Faktura elektroniczna

Sprzedawca może wystawiać także faktury w dowolnym formacie elektronicznym, np. PDF, XML. Są one równoważne z fakturami papierowymi, a przy ich wystawianiu obowiązują ogólne zasady wystawiania faktur. Obowiązkiem wystawcy faktur elektronicznych jest albo przesłanie takiej faktury (wysłanie jej w formacie elektronicznym do nabywcy), albo jej udostępnienie (przez co należy rozumieć zamieszczenie takiej faktury na serwerze sprzedawcy i umożliwienie nabywcy zdalne “ściągnięcie” takiej faktury).

Należy pamiętać o tym, że stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Nie musi być to zgoda pisemna, przykładowo za akceptację można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur wyrażoną ustnie, której efektem będzie np. przyjęcie przez podatnika otrzymanej w formie elektronicznej faktury do realizacji, w tym do uregulowania płatności z niej wynikającej.

Ograny kontroli powinny mieć w każdej chwili bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej oraz ich ściągnięcia z sieci.

Drukowanie i przechowywanie faktur elektronicznych

Otrzymane e-mailem faktury stanowią podstawę do odliczenia VAT na takich samych zasadach jak faktury tradycyjne. Przedsiębiorcy nie muszą zatem wystawiać faktur w formie papierowej. Nie muszą ich także drukować – w tym celu wystarczy założyć zwykły folder w komputerze. Zgodnie z rozporządzeniem faktury należy przechowywać w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, i w razie kontroli udostępnić je urzędnikom do wglądu.

Data sprzedaży, a rozliczenie VAT-u

Data wystawienia faktury nie ma wpływu na moment powstania obowiązku podatkowego w podatku VAT. Jeszcze dwa lata temu istniała możliwość opóźnienia terminu zapłaty VAT za sprawą daty wystawienia faktury. Jeśli przedsiębiorca, który zrealizował usługę 27 lutego wystawił fakturę w lutym, to mógł rozliczyć VAT za luty. Jeśli zaś wystawił ją w marcu, to mógł wówczas rozliczyć VAT za marzec. Obecnie obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usług.