Prognozuj i planuj, bo warto

Pojęcie planowania i prognozowania często używane są zamiennie. W rzeczywistości są ze sobą powiązane jednak nie są równoznaczne. Różnicę wskazuje definicja w Encyklopedii Zarządzania „Plan jest określeniem sposobu postępowania – programem działań, zaś prognoza jest przewidywaniem procesów od nas niezależnych. Plan dotyczy więc tych procesów i elementów, co do których możemy dokonywać wyboru – podejmować decyzję, prognoza zaś określa jedynie przyszły stan procesów lub zjawisk ekonomicznych, nie zakładając żadnej ingerencji w ten stan poprzez decyzje i planowe działania. Plan oceniany jest z punktu widzenia efektywności i skutków uzyskanych dzięki tym działaniom, prognoza oceniana jest jedynie z punktu widzenia jej trafności.”

Prognoza pozwala nam choć trochę zapanować nad niepewnością jutra. Prognoza ułatwia wyznaczać cele a plan pomaga nam je zrealizować. W procesie planowania musimy sobie odpowiedzieć na pytania: Co? Kto? Kiedy? Czym? W jaki sposób? Za ile? Plan obejmuje te działania i czynności, na które mamy wpływ i jako taki plan może podlegać korektom. Zazwyczaj planowanie postrzegane jest jako najbardziej twórcza funkcja zarządzania. Planowanie to nic innego jak rozważenie tego, co i jakimi sposobami należy osiągnąć, to określenie sposobu postępowania w drodze do celu. Planując, rozważa się różne opcje i dokonuje się wyboru wariantów optymalnych. Ogromne znaczenie w procesie planowania odgrywa wielkość przedsiębiorstwa, a także rodzaj prowadzonej działalności. Zazwyczaj im większe przedsiębiorstwo, tym proces planowania jest w nim bardziej usystematyzowany i bardziej sformalizowany niż w mniejszych firmach, gdzie prostota i praktyczność są głównymi przesłankami planowania.

Czy warto planować?

Po co planować? Po to aby skutecznie zrealizować cele. Cele przygotowane na podstawie prognozy określają ile chcemy sprzedać danego produktu, jakie chcemy osiągnąć przychody. Plan natomiast mówi nam jak to zrobić. Część właścicieli ma wątpliwości co do celowości prognozowania, czy też planowania, uważają że są przydatne wyłącznie w dużych organizacjach. Jeszcze inni przedsiębiorcy mogą nie posiadać zdolności kierowniczych niezbędnych do fachowego zarządzania swoją florystyczną firmą. W tym przypadku mogą oni być świadomi korzyści płynących z planowania, lecz nie wiedzą, w jaki sposób rozpocząć i przeprowadzić ten proces.

Ponadto, co jest istotne w przypadku kwiaciarni, większość właścicieli może być maksymalnie przeciążona sprawami bieżącymi. Wszystkie rutynowe obowiązki mogą pochłaniać tak wiele czasu, że brakuje go na działania związane z planowaniem, prognozowaniem, analizowaniem. Właściciel może nie być zainteresowany poświęcaniem czasu i środków na planowanie strategiczne, ponieważ zdaje sobie sprawę, iż niezależnie od podjętych starań rozwój przyszłych wydarzeń jest nieznany. A tymczasem praktyki wskazują, że zdobycie i utrzymanie przewagi konkurencyjnej oraz przyszły rozwój firmy wymagają skrupulatnej oceny jej pozycji na rynku, a także rozwijania takich koncepcji działania, które to zapewnią, czyli wymaga nie tylko planowania strategicznego, ale i myślenia strategicznego.
Każdy przedsiębiorca powinien być menadżerem w swojej firmie. Funkcja właściciela nie koniecznie jest tożsama z funkcją menadżera. W odróżnieniu od przedsiębiorstw dużych, w małych przedsiębiorstwach funkcję stratega-planisty, a równocześnie realizatora strategii najczęściej jednoosobowo pełni właściciel. Specyfika małych firm powoduje, że procedura planowania jest mniej sformalizowana i bardziej intuicyjna, horyzont czasowy strategii krótszy, a system planowania prostszy. Zacznij od tego – stwórz roczny plan biznesowy, podziel na zadania krótkoterminowe. Taki plan spełni funkcję strategiczną i operacyjną jednocześnie.

To nie czary mary to doświadczenie i wiedza

Dobrym przykładem na to co znaczy umiejętność analizy i prognozowania może świadczyć opinia Marii Zajchowskiej, właścicielka kwiaciarni Bloomi w Bydgszczy, która powstawała przy mojej pomocy – “Na rynku florystycznym działam od kilku lat ale jako pracownia florystyczna. Kwiaciarnia z ciągłą bieżąca ofertą kwiatów ciętych to zdecydowanie inny typ biznesu kwiatowego. Dlatego zdecydowałam się na skorzystanie z usług doradczych w zakresie zaplanowania i prowadzenia przedsięwzięcia. Planując działalność florystyczną często zapomina się o barierach tego rynku. A jest ich naprawdę wiele. Pan Andrzej Dąbrowski przygotował biznesplan kwiaciarni, a także pomagał mi w procesie rekrutacji pracowników. Jak się później okazało plan przychodów w pierwszych miesiącach działalności określony w rachunku wyników sprawdził się w rzeczywistości. Kolejnym problemem z jakim się spotkałam to zaplanowanie zakupu kwiatów ciętych przed pierwszym „kwiatowym świętem” – Walentynkami, które na dodatek wypadało w sobotę. Mając na uwadze informacje wyczytane w artykułach Pana Andrzeja Dąbrowskiego, wiedziałam że jest to trudny moment w kalendarzu kwiaciarni. Bardzo drogie kwiaty w tym okresie, często gorszej jakości, nie chciałam przesadzić z zakupami a także nie chciałam aby ich zabrakło w tym dniu. Aby nie ryzykować postanowiłam zadzwonić z zapytaniem do fachowca. Pan Andrzej Dąbrowski w rozmowie telefonicznej wypytał mnie o aktualne dane finansowe, pomnożył, podzielił i wskazał ile mam kupić różnych długości czerwonych róż i innych kwiatów. Jakie było moje zdziwienie na koniec tego zwariowanego dnia, że kwiatów miałam w ofercie AKURAT, nie za dużo i nie za mało. Jakże była to cenna informacja!”

Planowanie źródłem sukcesu

Proces planowania strategicznego może pomóc przedsiębiorstwom nie tylko przetrwać, ale równie z sukcesem odnaleźć się we współczesnym świecie. Współcześnie nie jest łatwo działać przedsiębiorcom na kwiatowym rynku. Intensywność i szybkość zmian zachodzących w gospodarce, trudne i niestabilne warunki funkcjonowania przedsiębiorstw, duża liczba kwiaciarni na rynku, wzmożona konkurencja cenowa, konieczność wprowadzania zmian utrudniają działanie kwiaciarni. Przedsiębiorcy źródło niebezpieczeństw dostrzegają przede wszystkim w otoczeniu. Sytuacja zewnętrzna jest na tyle trudna, że zamiast myśleć o planowaniu przedsiębiorcy większość czasu poświęcają na działania służące pokonaniu bieżących trudności.

Trafne prognozy i umiejętne planowanie mogą stanowić źródło przewagi konkurencyjnej na tym specyficznym rynku, gdzie sztuką jest dopasować optymalne zakupy kwiatów do możliwości sprzedażowych. Jest to odpowiedź na wyzwania, przed którymi stoją florystyczne firmy, i uwzględnia różnorodne wpływy trendów i zdarzeń w otoczeniu oraz ich zmienną siłą oddziaływania na przedsiębiorstwo. Dzięki takim działaniom przedsiębiorstwa mogą wzrastać i rozwijać się pomimo zmian na rynku. Realizacja planowania strategicznego determinuje model firmy dynamicznej, elastycznej, skłonnej do ryzyka, a nawet zdolnej do podejmowania kontrowersyjnych decyzji, działającej w sposób uporządkowany i logiczny mimo zmian w otoczeniu.

Logistyka następstwem prognozowania, planowania

Kiedy usłyszałem po raz pierwszy o tym, że w restauracjach McDonald’s wiedzą z wyprzedzeniem ile hamburgerów sprzedadzą w najbliższy weekend, wydawało mi się to wróżbą, takie biznesowe czary mary. Wiele lat temu kiedy rozpocząłem informatyzację moich kwiaciarni, podczas dyskusji z kolegą informatykiem, sprzeczałem się, że w naszej branży trudno cokolwiek zaplanować, że jest zbyt wiele zmiennych mających wpływ na podaż i popyt (zachowania konkurentów, sezonowość, dzień tygodnia w jakim wypada święto kwiatowe, pogoda, a nawet humor klientów), jak w takim przypadku można prognozować przyszłość? Jednak podejście do tematu zmieniało się wraz z upływem czasu. Mając większa świadomość w temacie planowania, zbierałem doświadczenie i przede wszystkim informacje o popycie, podaży, cenach. Okazało się, że dzięki zgromadzonym informacjom i ich analizie coraz trafniej mogłem planować przyszłość, co bardzo ułatwiało moją działalność. W ten sposób narodził się pomysł aby zdobytą w ten sposób wiedzą dzielić się w ramach współpracy franczyzowej z przedsiębiorcami rozpoczynającymi przygodę z kwiatowym biznesem, a także mogę pomagać przedsiębiorcom już działającym na rynku florystycznym przez świadczenie usług konsultingowych.

Andrzej Dąbrowski
Konsultant w biznesie florystycznym

Napisz do autora: a.dabrowski@florand.com.pl

Kup Kalendarz Florysty, zacznij pracować łatwiej i wygodniej z stworzonym specjalnie dla branży florystycznej kalendarzem książkowym!