Garnitur szyty na miarę czy rozmiar uniwersalny?
W rozmowach z osobami zarządzającymi słyszę czasem: „Zespół nie angażuje się do końca w realizację zadań.”, „Widzę, że ludzie są zdemotywowani.”, „Trzech pracowników pracuje na 120%, pięciu na 50%, co zrobić, by zaangażować bardziej tych mniej aktywnych?.”, „Szkolę ludzi, inwestuję w nich, a oni po chwili odchodzą.”, „Nie jestem pewna czy ta osoba nadaje się do tej pracy.”, „Musimy coś zmienić w obsłudze, bo tracimy klientów.”, „Dział sprzedaży nie sprzedaje na satysfakcjonującym poziomie.”, „Pracownicy nie potrafią się dogadać.”, „Nie wiem jak zmotywować ludzi, a nie stać mnie na podwyżki.” Szefowie pytają – co zrobić? A ja odpowiadam – nie wiem.
Nie wiem – bo nie można wystawić recepty, jeśli nie przeprowadziło się badań i nie przeanalizowało się tematu „od środka”. Nie wiem – bo każdy przypadek jest szczególny i jeden problem może mieć dziesięć różnych przyczyn. Mogę więc pomóc, ale po przeprowadzeniu analizy sytuacji. Po zdiagnozowaniu, jakie przyczyny prowadzą do problemu w danym przypadku. Odpowiadam więc, że powiem coś więcej i doradzę, kiedy porozmawiam z pracownikami, właścicielem, przebadam temat i spojrzę na niego z boku. Takie badanie nazywam najczęściej audytem personalnym.
Po co firmie audyt personalny?
Współpracuję z różnymi firmami – różnej wielkości, z różnych branż, o przeróżnej kulturze organizacyjnej. I tak jak nie ma dwóch takich samych osób, tak nie ma dwóch takich samych przedsiębiorstw? Dlaczego? Ponieważ każdą firmę tworzą różni ludzie. Nadają jej taki a nie inny kształt, wprowadzają taką a nie inną kulturę zarządzania. Kładą nacisk na te a nie inne wartości itd. Bardzo często więc, żeby przygotować dobre rozwiązanie rozwojowe dla firmy, potrzebuję rozmawiać z pracownikami. Spojrzeć na różne kwestie ich oczami. Przyjrzeć się ich kompetencjom. Zapoznać się z kulturą organizacyjną panującą w firmie, posłuchać co utrudnia ludziom pracę a co motywuje ich do działania. Zrobić wywiad odnośnie każdego obszaru związanego z funkcjonowaniem zespołu.
Jak przegląd samochodu
Wiemy doskonale, że dla sprawności samochodu potrzeba od czasu do czasu zrobić jego przegląd, sprawdzić jak działają różne układy, systemy. Dlaczego? Bo jego części zużywają się, bo coś może się za chwilę popsuć, a wykrywając to w odpowiednim momencie mamy szansę temu zapobiec i uniknąć kosztów. Bo dla bezpieczeństwa naszego i naszych bliskich, w sytuacji kiedy nie znamy się na wszystkim, a przynajmniej nie na samochodach, lepiej nie ryzykować.
Tym bardziej jeśli chodzi o zespół pracowników. Na zarządzanie zespołem składa się wiele różnych elementów, systemów – od rekrutacyjnego, po motywacyjny, komunikowania się, organizacji, kontroli pracy i in. Czasem działają one dobrze, czasem może się okazać, że coś wymaga poprawy. Ta zmiana potrzebna jest po to, byśmy z powodu jej braku nie mieli później poważniejszych problemów. Nawet najpiękniejszy budynek nie postoi za długo na kiepskim fundamencie.
Coraz częściej zdarza się, że pracodawcy uświadamiają sobie, że ich sposób zarządzania zespołem ma wpływ na jego efektywność. Że oprócz samego celu postawionego przed firmą, ważny jest sposób prowadzenia ludzi do jego realizacji. I to prowadzenie, czasami mniej lub bardziej świadome, może mieć różny rezultat. A wiadomo, że chodzi nam o to, by miało jak najlepszy. Bo nie wystarczy postawić silnik, koła, kierownicę, fotel, żeby jechać. Potrzeba przeróżnych systemów, mocy, połączeń, paliwa, wielu elementów, bez których pojazd nie ruszy. Podobnie jest z zespołem. Nie wystarczy, że płacę pracownikowi w miarę dobrą pensję, że wie mniej więcej, co ma robić. Zarządzanie ludźmi i prowadzenie zespołu to coś znacznie więcej. Angażowanie potencjału ludzkiego jest sztuką, nie działaniem matematycznym jak 2+2. Tutaj potrzebne jest zgranie wielu elementów, dobre ułożenie fundamentów. I właśnie po to jest audyt personalny. Jego celem jest przeanalizowanie sytuacji panującej w zespole, przyjrzenie się temu, co działa dobrze i co wymaga poprawy i zaproponowanie rozwiązań rozwojowych, naprawczych czy innych potrzebnych w danym momencie. Audyt personalny ma pomóc nam w ustaleniu, co jest przyczyną problemów i jak można sobie z tymi problemami poradzić. W jego ramach szyjemy rozwiązanie ściśle dopasowane do danej firmy. Wtedy też szansa na skuteczność rozwiązania rośnie znacząco.
Jak wygląda audyt personalny w firmie?
Zwykle na początku właściciel bądź właścicielka firmy przedstawiają sytuację w zespole. Ja prezentuję to, co możemy uzyskać dzięki audytowi. Kolejno określamy, co dokładnie ma zostać zbadane. Często zarządzający przedstawiają na tym etapie swoje wątpliwości, problemy, które dostrzegają, określają, na jakie pytania chcieliby poznać odpowiedzi. Następnie umawiamy się na indywidualne spotkania z pracownikami. Oprócz zasygnalizowanych kwestii, przyglądam się także kulturze organizacyjnej firmy, analizuję każdy obszar zarządzania zespołem – na ile funkcjonuje dobrze, co można usprawnić, co utrudnia pracę w firmie, co przeszkadza w realizacji celów, co motywuje, co demotywuje ludzi i in. Szukamy rozwiązań, które mają przełożyć się na to, żeby działo się dobrze i firmie i pracownikom. Kolejnym krokiem jest zebranie wszystkich wniosków i przygotowanie raportu podsumowującego wraz z sugerowanymi rozwiązaniami. Zarówno wyniki analizy jak i usprawnienia rozwojowe przedstawiam właścicielom czy osobom zarządzającym. Jeśli jest taka potrzeba, firmy mogą skorzystać z pomocy przy wdrażaniu rozwiązań.
Tak jak to w życiu bywa, czasem, żeby coś poprawić, potrzebujemy, żeby ktoś z boku spojrzał na nas i na daną sytuację. W przypadku audytu personalnego zdarza się często i tak, że pracownicy chętniej przedstawiają swoje opinie, wnioski osobie z zewnątrz niż samym przełożonym. Jest więc większa szansa na szersze poznanie problemu i w związku z tym lepsze przygotowanie rozwiązań. A wiadomo przecież, że każdy z nas chce nosić na sobie ubrania szyte na miarę.
Agnieszka Kubicka – Błońska
O Autorze
