Jak zapanować nad czasem i podnieść swoją produktywność.
Długo zabierałam się do napisania tego artykułu. Bo przecież muszę poprowadzić szkolenie (jeszcze materiały do wydrukowania…), ankiety z badań po warsztatach czekają na przeliczenie, jest koniec miesiąca, trzeba porobić bilanse, przelewy, no i oczywiście kiedyś przecież też trzeba odpocząć, a termin goni. Znasz to?
Nie ma rady, albo wybierasz życie w stresie i ciągłą gonitwę, albo zaczynasz dbać o swoją organizację i tak zwaną higienę pracy. Ja wybieram organizację, dla własnego spokoju i dobrostanu najbliższych.
O zarządzaniu czasem, a raczej, zgodnie z najnowszą nomenklaturą, o zarządzaniu sobą w czasie, napisano już bardzo wiele. Osoby zainteresowane tematem, mogą znaleźć opisy strategii niezawodnych i wypróbowanych, propozycje analogowych i cyfrowych narzędzi, które pomagają w planowaniu zadań, listy z wypunktowanymi zasadami, których należy przestrzegać, aby być panem swojego czasu zawsze i wszędzie. Sam Google na najbardziej podstawowe zapytanie o zarządzanie czasem podrzuca kilkadziesiąt stron wyników.
Pozostaje pytanie- jak z tego natłoku informacji wybrać te, które akurat w konkretnym przypadku i dla konkretnej osoby okażą się przydatne i skuteczne?
Czas – o co chodzi?
Zacznijmy od pewnego truizmu, którego uświadomienie będzie nam jednak potrzebne, aby wejść w zagadnienie „pracy nad organizacją czasu”.
Czas jest jeden. Wszyscy mamy go tyle samo. Jest pojęciem abstrakcyjnym i niektórzy twierdzą, że istnieje głównie w naszym umyśle (bo dlaczego płynie szybko, kiedy świetnie się bawimy, a namolnie zwalnia, kiedy wypełniamy nielubiane obowiązki?).
A skoro mam wpływ na percepcję czasu, to bezsprzecznie mogę nim również zarządzać. I, spójrzmy prawdzie w oczy, to jest indywidualna decyzja każdego z nas, czy uciekamy w wymówki pod tytułem „tak bardzo chcę to zrobić, ale nie mam czasu”, czy podejmujemy wyzwanie i zaczynamy baczniej przyglądać się temu, jak swoim czasem operujemy.
Od czego zacząć?
Warto zacząć od krytycznej obserwacji swojego aktualnego funkcjonowania. Czy potrafisz dokładnie opowiedzieć, co robisz każdego dnia? Ile czasu zabierają Ci poszczególne zadania? Czy potrafisz wskazać, które czynności były danego dnia najważniejsze i czy faktycznie przeznaczyłeś na nie tyle czasu, ile tego wymagały? A ile czasu zostało do zagospodarowania i co się z tym wolnym czasem stało?
To kluczowe wytyczne potrzebne do tego, aby stwierdzić, na jakim etapie zarządzania sobą w czasie jesteś. Jeśli masz problem z precyzyjną odpowiedzią, spróbuj przez tydzień zapisywać dokładnie co robisz i ile czasu Ci to zajmuje. Dzięki temu, bez oszukiwania samego siebie stwierdzisz, czy Twoje funkcjonowanie to jest to, co Cię zadowala, czy jest jednak pole do pracy.
Specjaliści, zajmujący się zarządzaniem czasem twierdzą, że niezależnie od tego, jaki prowadzisz biznes, twoja aktywność opiera się na trzech filarach: myśleniu, rozmowach i czynnościach. I choć nie można całkowicie pozbyć się dystraktorów, to w większości przypadków każdy z nas może decydować o tym, ile czasu poświęci na myśli, rozmowy i czynności, które w największym stopniu prowadzić będą twój biznes do przodu.
• Jak to wygląda w Twoim przypadku?
• Ile czasu zabierają Ci myśli, rozmowy i czynności strategiczne z biznesowego punktu widzenia, a ile te, które co prawda są konieczne do zrealizowania, ale nie strategiczne?
• A ile czasu zajmują rzeczy, które w ogóle nie rozwijają Cię w żadnym aspekcie?
Sabotaż
Skoro już wiesz, ile czasu i na co dokładnie przeznaczasz w swoim grafiku, pora zwrócić uwagę na te zachowania, które najbardziej utrudniają skuteczne zarządzanie czasem. Co ważne, nie musisz się ich całkowicie wyzbywać. Czasem wystarczy, że będziesz je zauważać, dzięki czemu stworzysz sobie przestrzeń do podjęcia decyzji – czy chcę w tej chwili funkcjonować inaczej, czy też wybieram ten mechanizm, bo w tej chwili jest mi on do czegoś potrzebny? To ważne rozgraniczenie potrzebne jest do tego, aby nie uwikłać się w nadmierną samokontrolę i wpędzanie w poczucie winy. Nie o to przecież chodzi, żeby stawiać sobie nierealne wymagania, ale o to, żeby się doskonalić i realizować, z akceptacją i zrozumieniem dla swoich pewnych ograniczeń. Nikt przecież nie jest idealny!
Prokrastynacja
A więc odkładanie wszystkiego „na potem”. W grupie osób, które prowadzą swój własny biznes, prokrastynacja często dotyczy odpoczynku i budowania prywatnych relacji. To poważny błąd, zważywszy na to, że brak odpoczynku wyniszcza organizm, a niedbanie o bliskie relacje przekłada się w prostej linii na brak dobrego samopoczucia i nadmierny stres. Warto o tym pamiętać, bo jak pokazują badania Eurostatu, Polacy to jeden z najciężej pracujących narodów w Unii, jak również jeden z najbardziej narażonych na wypalenie zawodowe (o wypaleniu przeczytasz w artykule Grażyny Kąckiej).
Zakładając zatem, że jako przedsiębiorca nie odkładasz na później obowiązków zawodowych zwróć uwagę, czy i jak odpoczywasz. Zaplanuj czas na to, aby w każdym tygodniu spotkać się z bliskimi Ci osobami, nie w celach zawodowych, a tylko towarzysko. Wpisz sobie w kalendarz lenistwo i odpoczynek! Jeśli tego nie zrobisz to istnieje duże ryzyko, że one się nigdy nie wydarzą.
Jeśli natomiast zdarza Ci się odwlekać w nieskończoność realizację obowiązków zawodowych, zwróć uwagę, dlaczego to robisz? Może te zadania nie powinny być w ogóle wykonane i wewnętrznie oceniasz je od razu jako stratę czasu? Albo zakładasz, że można je zrealizować lepiej, ale nie dajesz sobie chwili na to, żeby to przemyśleć? A może w ogóle nie chcesz lub boisz się podjąć jakąkolwiek decyzję odnośnie tego odkładanego zadania? Jeśli masz problem, aby samodzielnie odpowiedzieć na te pytania, poszukaj wsparcia we współpracownikach. Może w zespole szybciej znajdziecie rozwiązanie.
A na koniec weź pod uwagę radę Paula Rulkensa, znanego eksperta w zakresie wysokiej wydajności – „Czasem jako przedsiębiorca musisz po prostu połknąć żabę!”. Im częściej skupisz się na tym, aby nie odkładać na „kiedyś”, tym szybciej wyrobisz w sobie nawyk szybkiego realizowania zadań. I tym lepiej dla Twojej wydajności i skuteczności.
Samodzielność ponad wszystko
Delegowanie zadań to jeden z kluczy do skutecznego zarządzania czasem
i tworzeniem sobie przestrzeni na skupienie się na rzeczach najistotniejszych. Tak długo, jak będziesz pielęgnować w sobie poczucie, że wszystko jest na Twojej głowie i Ty najlepiej wykonasz wszystkie zadania, tak długo będziesz mieć poczucie, że nie jesteś w stanie się z niczym wyrobić a ogrom zadań jest po prostu przytłaczający.
A zatem zadbaj o to, aby dobrać sobie do współpracy odpowiednich ludzi. Takich, którzy rozumieją Twoją wizję biznesu, sami są dobrze zorganizowani i chętnie się uczą. Jeśli poświęcisz czas na to, aby takich ludzi zrekrutować do swojego zespołu, a potem zaufasz, że są w stanie dobrze wykonywać swoją pracę, bez Twojego ciągłego nadzoru, wygospodarujesz czas na to, co jest dla Twojego biznesu kluczowe i strategiczne.
Perfekcjonizm i stres
Perfekcjonizm to często ojciec prokrastynacji i rodzony brat nadmiernego stresu. Bo czy nie odkładamy na potem zadań, które wydają nam się za trudne na teraz, zbyt wymagające, niemożliwe do wykonania z taką dokładnością, z jaką wydaje nam się, że powinny być wykonane? I czy często nie powoduje to ucisku w żołądku i nieprzespanych nocy, bo przecież coś ciągle jest niezrobione? Dlatego jeśli chcesz doprowadzać zadania do końca i realizować je w czasie, który jest adekwatny, pozwól sobie na robienie pewnych rzeczy po prostu wystarczająco dobrze. Bo w większości przypadków, wystarczająco dobrze wystarcza. A Ty dzięki temu podejściu masz w zanadrzu dodatkowy czas, który zostałby zmarnowany na zamartwianie się, albo niepotrzebne dopieszczanie.
Pamiętaj, że stres jest potrzebny, ale akurat w kontekście czasu i panowania nad nim niewielu jest takich, którym stres pomaga. Dlatego warto dać sobie trochę przestrzeni na akceptację własnych wzorców zachowania. Uświadomienie sobie potrzeby zmiany i aspektów, nad którymi trzeba pracować jest bardzo ważne.
Ale jeśli nałożysz na siebie zbyt duża presję, to istnieje duże ryzyko, że zamiast zmierzać w kierunku świetnej organizacji znajdziesz się w punkcie, w którym jest wiele wyrzutów sumienia, złe samopoczucie, niska samoocena i ciągle i niezmiennie- kiepska organizacja.
Cele i plany – mierz siły na zamiary
A skoro mamy na tapecie perfekcjonizm, to w kontekście czasu nie można zapomnieć o własnych, często wygórowanych planach i wysoko postawionych celach. Generalnie zapanowanie nad czasem bez planu się nie uda. A plan bez celu nie istnieje. Dlatego warto zadawać sobie od czasu do czasu kluczowe pytania: „co ja chcę osiągnąć?”, „jak chcę to zrobić?”, „jakie ryzyka muszę wziąć pod uwagę?”, „co i kto może mi pomóc?”, „czy mam potrzebne zasoby i umiejętności?” itd. Warto potem do udzielonych odpowiedzi wracać, aby monitorować to, gdzie na swojej biznesowej ścieżce jestem i czy czasem nie kręcę się w kółko bez sensu, wykonując codziennie setki rutynowych czynności, które wcale nie przekładają się na rozwój. A trzymanie się wytyczonego planu i skupianie na postawionych celach (od momentu planowania dnia w kalendarzu, do momentu podejmowania kluczowych decyzji) będzie wzmacniać produktywność i znacząco pomagać w zarządzaniu czasem.
Mądra wielozadaniowość – Skup się!
Generalnie przyjmuje się, że tzw. multitasking, czyli wielozadaniowość, się nie sprawdza. I faktycznie, jeśli robimy wiele rzeczy jednocześnie, to często żadna z nich nie jest skończona. Ale mistrzowie produktywności i rekiny biznesu twierdzą, że wielozadaniowość to często podstawa ich skutecznego działania i właśnie doprowadzania różnych zagadnień do mety. W czym tkwi tajemnica?
W kategoryzowaniu. Łącz ze sobą te zadania, którym to połączenie nie zaszkodzi. A więc takie, z których jedno jest ważniejsze, a drugie można wykonać przy ograniczonej uwadze i energii.
Eliminuj!
Panowaniu nad czasem pomoże też eliminowanie tych zadań, których wykonanie w ogóle nie jest potrzebne! Zazwyczaj mało kto zastanawia się, czy aby na pewno wszystkie rzeczy, które robi w swojej firmie, często z przyzwyczajenia, są faktycznie konieczne. Niejednokrotnie działamy przecież automatycznie, a w codziennej gonitwie niewielu znajduje moment na tworzenie i wdrażanie procesów, które mogą usprawnić pracę całego zespołu. Dodatkowo panuje przecież przekonanie, że Ci, którzy odpuszczają i rezygnują, nigdy nie wygrywają. I to jest błąd! Wspomniany już wcześniej Paul Rulkens twierdzi, że ludzie, którzy są bardzo produktywni i po mistrzowsku dysponują swoim czasem, są też bardzo skuteczni w odsiewaniu zadań, których nie chcą realizować! Nie tylko ze względu na to, że nisko oceniają ich znaczenie, ale też dlatego, że może je zrobić ktoś inny (a przecież już się zgadzamy, że delegowanie jest świetnym rozwiązaniem!).
Rutyna nie taka zła
Zatem, aby podnieść swoją produktywność, zapanować nad czasem i przestać sobie samemu rzucać kłody pod nogi, warto:
1. włożyć wysiłek w stworzenie swojej własnej rutyny,
2. zrobić przegląd swoich zachowań: przyjrzeć się, co powoduje,
że tego czasu ciągle brakuje i spokojnie, krok po kroku, zacząć wdrażać nowe zachowania. Pamiętaj, że każdy nowy schemat działania potrzebuje ewaluacji, dlatego po jakimś czasie (dla jednych będą to tygodnie, dla innych pewnie miesiące) sprawdź ponownie, czy nie wracasz do starych nawyków, czy rozwiązania, które stosujesz są skuteczne, czy może warto jednak poszukać nowych?
3. Zobaczyć, które sposoby zarządzania sobą w czasie faktycznie Ci odpowiadają, a które wymagają od Ciebie więcej wysiłku.
I powtarzaj to, co działa!
CECYLIA BIEGANOWSKA – Trener, certyfikowany Coach International Coach Federation i certyfikowany project manager International Project Management Association. Praktyk Racjonalnej Terapii Zachowania. Członek Zarządu Międzynarodowej Organizacji Twórców i Praktyków Treningu Zastępowania Agresji PREPSEC International. Od kilku lat zaangażowana w działania na rzecz profilaktyki zdrowia, rozwoju osobowości oraz kompetencji interpersonalnych specjalistów medycznych i innych branż. Koordynatorka kampanii społecznych o zdrowiu i aktywności fizycznej oraz projektów unijnych. Od 2011 trener Treningu Zastępowania Agresji. Współprowadząca szkolenia dla pracowników SOS Wiosek Dziecięcych i certyfikowanych szkoleń trenerskich Treningu Zastępowania Agresji. Autorka programów szkoleniowych dla dzieci i młodzieży. Autorka projektów edukacyjnych i rozwojowych. Wiceprezes Stowarzyszenia na rzecz Pomocy Psychoterapeutycznej, Rozwoju i Profilaktyki Zdrowia Psychicznego „Lecznica Dusz”. Przedsiębiorca, współtwórczyni marki TODO Concept. Dyplomowana florystka i twórczyni marki „Koneffka”.
O Autorze
